Posted on Jätä kommentti

Tehokas ajanhallinta

Huomaatko usein illalla unohtaneesi tehdä asioita, jotka olit päivän aikana aikonut tehdä? Huomaatko, että unohdit soittaa puheluita, jotka olit aikonut soittaa? Jäikö lasku maksama ajallaan? Unohditko viedä muovipakkaukset keräyssäiliöön? Tuttua, tuttua! Tehokas ajanhallinta on tärkeää paitsi työntekijälle ja yrittäjälle, myös jokaiselle omassa elämässä silloin kun tekemistä on paljon ja aika ei tahdo riittää. 

Saatko ajan riittämään omassa arjessa?

Voit vierastaa ajatusta siitä, että suunnittelisit oman päiväsi aamulla tai edellisenä iltana. Tai se voi olla sinulle luontainen tai opittu tapa pitää asiat hallinnassa. Tehokas ajanhallinta voi olla tärkeää tilanteissa, joissa sinulla on poikkeuksellisen paljon tekemistä ja muistamista ja aika ei tunnu riittävän kaikkeen. Jos sinulla ei ole normaalissa arjessa tarvetta ajanhallintaan, niin suosittelen sitä ainakin silloin, kun sinusta alkaa tuntua, että aika ei riitä.

Tehokas ajanhallinta onnistuu erilaisilla nikseillä – valitse itsellesi sopiva!

Voit käyttää erilaisia ajanhallinnan menetelmiä erilaisissa tilanteissa. Valitse itsellesi ja tarpeeseesi sopiva menetelmä.

Helppo ja tehokas tapa saada aika riittämään paremmin ja varmistaa, että kaikki tulee tehtyä on yksinkertainen työlista päivän töistä. Aloita tekemällä pidemmän ajan suunnitelma (kuukausi, viikko), johon kirjaat sellaiset työt, jotka on tehtävä tiettynä päivänä. Näin saat tarkemman suunnitelman rungon ja varmistat, että et unohda hoitaa tärkeitä asioita ajallaan. Sen jälkeen voit sijoittaa muita töitä päiville sitä mukaa, kun hoidettavia asioita ilmenee.

Töiden listauksessa voit käyttää sähköistä tai painettua kalenteria tai voit tehdä listan tyhjälle paperille. Hyvä tapa on kirjata tietyille päiville etukäteen ajoitettavat työt kalenteriin heti kun ne ovat tiedossa ja kalenteria hyödyntäen tehdä jokaisen päivän työlista erikseen paperille. Käsin kirjoittaminen auttaa jäsentämään asioita.

Muista jättää aikaa myös lepoon ja rentoutumiseen! Tee silloin niitä asioita, joista nautit ja saat energiaa.

Pidä työlista näkyvillä!

tehokas ajanhallinta on myös taukoja
Palkitse itsesi tehdystä työstä

Työlistan noudattaminen ja tehokas ajanhallinta onnistuu, kun pidät päivän työlistan näkyvillä. Se voi olla työpöytäsi vieressä seinällä tai jääkaapin ovessa – mikä parhaiten sinulle sopii. Listan näkyvillä pitäminen kannustaa sinua tavoitteellisesti noudattamaan listaa.

On tärkeää myös merkitä tehdyt työt listaan! Kun olet saanut työn tehtyä, vedä se yli listasta tai merkitse se korostuskynällä.

Palkitse itseäsi tehdyistä töistä! Kun olet saanut tärkeän asian tehtyä, keitä kahvit ja istu rauhassa hetki. Tai käy pienellä kävelyllä tai tee jotain muuta, joka saa sinut tuntemaan, että saat palkkion asian hoitamisesta.

Näin tehokas ajanhallinta pelasti minut kaaokselta

Joitain vuosia sitten olin melkoisessa paineessa rankan muuttoprojektin aikana. Onneksi työni uudella paikkakunnalla alkoi vasta kuukausi muuton jälkeen, joten pystyin käyttämään aikaa muuttoon ja remonttiin liittyvien asioiden hoitamiseen. Silti en tiennyt miten saa ajan riittämään kaikkeen ja miten siinä kaaoksessa selviää.

Talon remontti, mm. pyykinpesumahdollisuuden puuttuminen, ruuan laitto keittolevyllä vajassa, tavaroiden säilyttäminen muuttolaatikoissa ja -säkeissä vajassa – kaikki tämä tuntui välillä kaatuvan päälle. Ystäväni neuvosta tein listan (piiiitkän listan) kaikista tehtävistä asioista ja laitoin sen vajan seinälle. Sen viereen laitoin tyhjän paperin, joka tulisi täyttymään tehtyjen töiden listasta.

Joka aamu tarkastelin työlistaa ja valitsin mielestäni kiireisimmän työn, jolla aloitin päivän. Sitä mukaa kun sain työt tehtyä, kirjasin ne tehtyjen töiden listaan ja vedin ne yli työlistasta. Työlista selkeytti päässäni siihen saakka vallinneen kaaoksen ja auttoi keskittymään yhteen asiaan kerrallaan. Tehtyjen töiden listan kasvaminen antoi uskoa projektin etenemiseen. Projekti eteni paremmin ja minä nukuin paremmin.

Sen jälkeen olen ottanut tavakseni käyttää työlistoja silloin, kun alkaa tuntua siltä, että päivässä ei ole riittävästi tunteja ja pitää suunnitella miten saa ajan riittämään ja kaiken tehtyä.

Tehokas ajanhallinta edellyttää töiden priorisointia

Aseta töille tärkeysjärjestys! Käytä itsellesi parhaiten sopivaa menetelmää.

Tässä esimerkkejä

  • Listaa työt tärkeysjärjestyksessä ja aloita niiden tekeminen listan alusta tai listaa työt siinä järjestyksessä kuin ne tulevat mieleesi ja numeroi ne sen jälkeen tärkeysjärjestyksen mukaan. Aloita töiden tekeminen ykkösestä.
  • Listaa työt siinä järjestyksessä kuin ne tulevat mieleesi ja aloita tekemällä pienet asiat, jolloin saat ne pois alta ja voit keskittyä enemmän aikaa vieviin asioihin.
  • Listaa asiat joko tärkeysjärjestyksessä tai siinä järjestyksessä kuin ne tulevat mieleesi. Jaa työt kolmeen ryhmään: välttämättömät, tärkeät, vähemmän tärkeät. Merkitse jokaisen ryhmän työt omalla tunnuksellaan. Esimerkiksi eri värisillä merkkaustusseilla. Aloita asioiden hoitaminen välttämättömistä, siirry sitten tärkeisiin ja jos on aikaa, pura vähemmän tärkeiden listaa. Anna itsellesi mahdollisuus siirtää listan viimeisiä tai vähemmän tärkeiksi merkitsemiäsi töitä seuraaville päiville. Näin et stressaannu jos aika ei riitä kaikkeen, tulee jotain yllättävää tekemistä tai olet väsynyt ja tarvitset aikaa itsellesi. Tästä syystä kannattaa tehdä päivän työlista edellisenä iltana, kun kuluneen päivän työt on tehty ja tiedät siirrätkö jotain seuraavalle päivälle. Kun teet listan jo illalla, kirjaat siirtyneet työt pois mieltäsi painamasta eikä alitajuntaasi jää yön ajaksi rasittamaan seuraavan päivän töiden suunnittelu.